- dinsdag 10 december 2019
Aanwezig:J.Kristelijn (Afd.1)W.Jongh (Afd.2)T. deRooij (Afd. 2)R.Hanegraaf (Afd.3)(notulist)G. Schuurmans (Afd.3)H.Stevens (Afd.4)H.Roks (Afd.4)H.Blaak (Afd.5)R.Lugthart(Afd.5)H.Hoekstra (Afd.6)J.Haselager (Afd.6)H. Edelenbosch (Afd.6)A.v.Amerongen (Afd.7)H.Arisse (Afd.7)W.v.Laar (Afd.8)T. v. Binsbergen (Afd.8)G.Visser (Afd.9)J.Bosman (Afd.9)R. Dalmolen (Afd.10)A. Bakker (Afd.10)Th.Boelens (Afd.11)W. v.Breene (NPO)M. v.d. Kruk (NPO)E. Noorderijk (NPO)F. Dekker (NPO)F. Marinus (Buro NPO)Afgemeld:-Locatie: Clublokaal in Soest
1)Opening
Om ± 19.45u opent Harry Blaak de vergaderingmet een kleine introductie. Er is een agenda gemaakt en rondgestuurd en die zal gevolgd worden.
2)Communicatie.
Er zijn in juni 2019 duidelijke afsprakengemaakt,die ook zijn gecommuniceerd,qua planning voor de aankomende Ledenraad.Dit om verenigingen, afdelingen, secties en platformsde mogelijkheid te geven om zich goed in te kunnen lezen en zich goed voor te kunnen bereiden op de diverse vergaderingen. Eind oktober volgt er een e-mail dat de deadline van 1 november niet gehaald zal worden. Onder andere omdat er uitstel gevraagd zou zijn.Bestuur NPO geeft aan dat de e-mail van afdeling vijf hier een reden voor was. De mening van de afdelingsvertegenwoordigersis dat een e-mail van één afdeling, die 1 dag later is herroepen, geen reden kan zijn voor hetwijzigen van de deadline.Diverse afdelingen hebben een afdelingsvergadering gehad, met de bedoeling om de stukken voor de Ledenraad te bespreken met de achterban en die stukken waren er niet. Er worden bewust termijnen aangehouden om alles correct en professioneel te kunnen organiseren. Het is te simpel om te stellen “het is niet gehaald,dus is het maar zo”.Waarom heeft bestuur NPO zich niet gehoudenaan “te laat is te laat” zoals ook in juni gecommuniceerd?Bestuur NPO constateert ook dat afspraken niet zijn nagekomen en geeft aan dat er in de eerste week van November een bijeenkomst was van de commissie die het huishoudelijk reglement opschoont, en daar wilde men op wachten.Ook het vertrek van de NPO penningmeester heeft een rol gespeeld.Wel is er gepoogd om de termijn van 30 dagen te halen, wat op een dag na niet is gelukt. Dit blijkt uit het feit dat vrijdag ’s avonds rond de klok van 12 uur de stukken zijn verstuurd. Het vliegprogramma moet nog nagestuurd worden, dat is er nu nog niet, omdat de uitkomsten van de sectievergaderingen van de secties vitesse/midfond en jonge duiven op 30 november a.s. daarin meegenomen worden. Voorzitter NPO vraagt diverse malen waar de afdelingsvertegenwoordigers naar op zoek zijn. Deze vraag wordt als ongepast beschouwd.
3)Wijzigingen huishoudelijk reglement
Dit wordt door de afdelingen gezien als de omgekeerde wereld. Naar de mening van de afdelingen neem je een besluit en dit besluit wordt verwoord in de reglementen. Nu staan er in het voorstel voor het nieuwe huishoudelijk reglement elementen waarover geen beslissing is genomen door de Ledenraad. Dit is niet zoals dit proces zou moeten gaanvolgens de afdelingen.Op deze manier wordt erniet efficiëntgewerkt.Dit voorstel “nieuw HHR” komt als één groot blok. Er zitten te veel nieuwe stukken in, er zijn stukken geschrapt, in de structuur valt de afdeling, een rechtspersoon, weg.Er behoren separate voorstellen te komen die stuk voor stuk worden behandeld. Als de Ledenraad akkoord is met het voorstel ga je pas aan het werk om dit in het reglement te zetten.Bestuur NPO antwoordt dat dit voorstel HHRals resultaat van een proces en het werk van de reglementen commissie en vindtniet dat de door de afdelingen voorgestelde weg gevolgd zou moet worden.Hierin verschillen de afdelingen en het NPO bestuur fundamenteel van mening en komen daarin weinig nader tot elkaarHet gewijzigde HH reglement zal besproken gaan worden en als er wijzigingen gedaan zouden moeten worden, kan dit via amendementen aangegeven worden.Bestuur NPO stelt voor om een aanvullende toelichting op te stellen waarin het oude HHR, de wijzigingen en nieuwe HHR naast elkaar staan met een stuk toelichting om voor eenieder de voorgestelde wijziging te verduidelijken. Tevens doet het NPO bestuur met het oog op het borgen van de angsten over de effecten van de wijziging een oproep om met een vertegenwoordiging zitting te nemen in de reglementen commissie. Die oproep is al meermaals gedaan maar heeft nog steeds maar vijf kandidaten opgeleverd. Tevens is van belang dat die kandidaten vooruit willen denken en werken. Mocht de komende Ledenraad te vroeg komen dan kan een volgende Ledenraad daarvoor benut worden. Zo is het tenslotte de laatste keren ook zo gegaan met de reglementswijzigingen.
4)Olympiade
Er wordt gevraagd naar de status van de organisatie van de Olympiade in 2023.Bestuur NPO antwoord dat de status nog gelijk is aan die van bij de gunning. Sinds 2016 heeft bestuur NPO het al gehad over deOlympiade in Nederland. Dit is ook zo gepresenteerd in het plan GPS2021. Het financiële plaatje is er nu nog niet.De draaiboeken, cijfers en begroting van Polen en Brussel zijn al wel in het bezit van de NPO.Ook is de verwachting dat die van Roemenië in 2021 zal volgen.Inhet verleden,bij vorige Olympiades in Nederland,werd er pas ongeveer anderhalf jaar van te voren met de organisatie begonnen. Er zijn nog geen verplichtingen, contracten door het NPO bestuur aan gegaan. Er is wel behoefte aan kundige mensendie zitting gaan nemen in de commissies, waarbij de opzet hetzelfde zal zijn als de Olympiades in Amsterdam en Utrecht. De opzet zal zijn dat de liefhebber er zo weinig mogelijk financieel aan zal bijdragen. De locatie is afhankelijk van wat de directe omgeving van de locatie financieel bij wil dragen.Er wordt door de afdelingsvertegenwoordigers een opmerking gemaakt dat je wel zult moeten weten wat je wil en wat er kan. Meteen budget van € 250.000,-kun je minderrealiseren dan wanneerje € 500.000,-tot je beschikking hebt.Er zal eerst een ruwe begroting worden gemaakt, die tijdig aan de Ledenraad zal worden voorgelegd ter goedkeuring. Voorafgaand zal de FBCC als vertegenwoordiging van de Ledenraad hierin een adviserende en controlerende rol hebben. Daarna zullen er pas verplichtingen worden aangegaan. De heer Bosman spreekt hier zijn zorgen over uit. De FBCC heeft al aan het begin van het jaar om een meerjarenbegroting gevraagd, een liquiditeitsprognose en een begroting voor de Olympiade. Geen van deze stukken is inmiddels aangeleverd. Voorzitter NPO geeft aan dat de genoemde stukken met het aftreden van de penningmeesterzijn vertrokken. Deze opmerking wordt niet gewaardeerd door de afdelingsvertegenwoordigers.Bestuur NPO geeft nogmaals aan dat de status van de Olympiade sinds de vorige vergadering niet is veranderd. En dit proces wordt vervolgd met de FBCC.
5)Besteding
€ 0,02 t.b.v. automatiseringOnder de afdelingsvertegenwoordigers leven zorgen over de besteding van deze middelen. Bestuur NPO geeft aan dat er nog geen kosten zijn gemaakt anders dan een startnotitie van de programmanager en de heer Schuurmans deze week de projectgroep heeft gestart. Bestuur NPO geeft aan dat een reserve wordt gevormd die door de projectgroep wordt bewaakt.Zoals in vorige Ledenradenbesloten.Een aantal afdelingen heefthun aantallen vervoerde duiven nog niet opgegeven.Als de afdelingen nu al het geld over wil maken, zou dat zeer gewaardeerd worden.Diverse afdelingen geven aan dat ze de afspraak gestand doen, maar zouden graag willen weten waar het aan uitgegeven wordt. Daarna kan er betaald worden. De heerBoelens merkt op dat de FBCC toch toezicht houdt op het uitgeven van dit geld. De heerHaselager merkt op dat wanneer er een reservering in de boeken staat dit ook niet betekent dat het geld ook aanwezig is.Na een discussie is de afspraak gemaakt om de aantallen op te geven, een betalingstermijn van 30 dagen te hanteren en die ook zo te betalen omdat blijkt dat niet iedere afdeling een goed betaalgedrag heeft. Dit zorgt voor een efficiënte afhandeling en valt de betaling in het nieuwe boekjaar.
6)Werkwijze NPO bestuur aangaande statuten en reglementen
Tijdens de sectie vergaderingen is er door een paar aanwezigen gevraagd of zij mogen stemmen namens de leden van hun vereniging, zoals verwoord zou zijn in de statuten. Dit werd niet toegestaan door de desbetreffende sectie besturen. Bestuur NPO heeftdit antwoord aan de secties gegeven.Waarom heeft bestuur NPO dit gedaan en handelen zij, naar mening van de sectie leden, dus in strijd met de statuten?Volgens bestuur NPO was dit alles overeenkomstig de statuten. Er is geen onderdeel van de statuten aan de kant geschoven. Bestuur NPO heeft ze gehandhaafd.Er gaat een brief de ronde tijdens de vergadering die nagezonden gaat worden zodat bestuur NPO over dit stuk kan beschikken.Het betreffende artikel, artikel 19, lid 8 van de Statuten, aanleiding voor deze discussie, luidt als volgt:Een sectieraad bestaat uit alle bij die sectie ingedeelde leden. De basisverenigingen vertegenwoordigen in de sectieraad zichzelf en hun basisleden.[end quote]Deze discussie duurt een eind voort maar een duidelijk antwoord komt er niet en is er ook niet volgens de afdelingen. Zij zijn van mening dat een basis lid nog steeds mag stemmen voor de rest van de vereniging.
Bestuur NPO legt nogmaals uit wat de doelstellingen zijn. Hoe dit in de statuten, huishoudelijk regelement en sectiereglement is vastgelegd en als dit de doelstelling zou zijn dit dan ook landelijk gecommuniceerd zou zijn.Door zowel de afdeling als NPO bestuur wordt opgemerkt dat de sectie bijeenkomsten slecht worden bezocht. Dit zou er op kunnen duiden dat de leden zich niet vertegenwoordigd voelen door de secties. Dus komen ze niet. Daardoor is er dus een zeer klein deel wat bepaaltvoor de gehele sectie.Dit is niet de doelstelling van de secties.In de reglementen zou daarom zo spoedig mogelijk het digitaal stemmen moeten worden opgenomenen met prioriteit een actie voor de reglementencommissie, waardoor het zowel reglementair als technisch goed geregeld wordt en in 2020 gerealiseerd kan worden.
7)Reden opstappen penningmeester
De grootste reden was dat de heerGeitenbeek alle negativiteit beu was, zoals verwoord op sommige websites. Daarnaast wilde hij zaken sneller en anders georganiseerd hebben, wat niet gebeurde. Hij kon daar niet meer tegen. Wat de heer Geitenbeek verder communiceert is niet bekend bij bestuur NPO.
8)Update financiële situatie
Samen met het vertrek van de penningmeester zijn ook de meerjarenbegroting en de liquiditeitsbegroting vertrokken. Bestuur NPO zal deze onderwerpen voor haar rekening nemen en realiseert dat die toezegging nuniet waargemaakt kan worden.Vanuit de afdelingen wordt aangegeven dat er middelen zijn verdampt. Bestuur NPO geeft aan dat dit bestuur in 2016 als eerste de gevolgen van 2015 heeft gerapporteerd, waarin een €0,5 miljoen als gevolg van de u allen bekende affaire in het resultaat zat. Over de verkoop van het pand, de reorganisatie en automatisering zijn niet alleen in het plan GPS2021, maar ook FBCC en Ledenraad afspraken gemaakt. De reorganisatie heeft inderdaad meer tijd en geld gekost dan beoogd. Dus er zijn inderdaad middelen verdampt.Maar men moet wel beseffen dat de prijzen voorde NPO leden voorringen, chipringen en contributie gelijk zijn gebleven. Terwijl het aantal leden, ringen en chipringen de afgelopen jarenwel is afgenomen.Volgens de heer Bosman zijn de maand-en kwartaalcijfers te laat aangeleverd.Na een uitgebreide discussie over rapportages die te laat komen en er dus geen duidelijkheid is over hoe de NPO er nu financieel voor staat geeft de voorzitter NPO aan dat er momenteel €900.000,-op de bankrekening staat dus dat men zich geen zorgen hoeft te maken. De vergadering geeft aan dat dit weinig zegt aangezien de schulden niet bekend zijn.Door de afdelingsvertegenwoordigers wordt de vraag gesteld of er naar aanleiding van de begroting ende cijfers tot en met oktober die de FBCC heeft ontvangen er reden is tot zorgen. Het antwoord van bestuur NPO is ontkennend.
9)Rondvraag
Bestuur NPO geeft aan dat het vliegprogramma voor seizoen 2020 op 1 januari bekend zou moeten zijn. Dit vanwege het aanvragen van lossingsvergunningen bij de Belgische bond. Toegezegd wordt dat er door R. Hanegraaf een overzicht gemaakt zal worden van de bekende vliegprogramma’s en dat dit naar de NPO zal worden gestuurd. Dit overzicht zal door bestuur
NPO worden gebruikt om een vliegprogramma te maken en dit voorstel vliegprogramma in de week van 9 december rond te sturen.De heervan Breene waarschuwt deafdelingen dat men niet zomaar kan afwijken van een lossingsvergunning. Ook afspraken met de correspondent van de losplaats dienen nagekomen te worden, en lossen zonder lossingsvergunning is al helemaal uit den boze.Hij noemtwat voorbeelden waarbij hij sterk de indruk heeft dat afdelingen bewust afwijken van de lossingsvergunning of dat de afdelingen bewust de afspraken met de correspondent niet nakomen.Dit zou best, zonder overdrijven, kunnen resulteren in de inbeslagname van de containers, inclusief duiven.De handelswijze van de afdelingen 8 en 9 op Morlincourt kwam aan de orde. Ook geeft hij aan dat het schrijven van afdeling 5 in reactie op het voorstel van afdeling 9 ons niet gaat helpen en hele grote risico’s met zich meebrengt. Handelen zonder lossingsvergunningen is uit den boze.Hij legt uit dat de voorzittervan de Fransenationale bond is beëdigd door de Minister van Sport endaardoor beëdigd ambtenaar is en verantwoording dient af te leggen over (buitenlandse) lossingen in Frankrijk.De heer Van Breene geeft aan dit schrijven in Op De Hoogte mee te nemen zodat iedereen er kennis van kan nemen.Vanuit de afdelingen wordt de opmerking gemaakt dat de NPO hier behoorlijk in kan verbeteren. Een simpelweg “Nee” op een verzoek tot losplaats wijziging, zonder enige toelichtinghoe en waarom, geeft behoorlijk wat frictie.Dit bijvoorbeeld naar aanleiding van devraag van afdeling 5 en 6 inzake inkorten van een sectorale dagfondvlucht. Dit mocht niet van de NPO, ook nu er opnieuw naar gevraagd is komt er een onbevredigend antwoord.De voorzitter NPO ligt toe dat in eerste instantie de afspraken uit de Ledenraad nageleefd dienen te worden en daarnaast de afspraken met de Belgische en Franse bonden en dit leidend is.Na overleg wordt de Ledenraad verplaatst van 21 december 2019 naar zaterdag 25 januari 2020, aanvang 09:00 uurmet eindtijd van 15:00 uur.
